Бухгалтерский учет является документальным.
Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ — это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит прежде всего от правильности и своевременности составления документов.
Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т. д.).
Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение.

Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.
Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета
С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности счета и инвентаризация.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:
• сельскохозяйственная продукция;
• труд и его оплата;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• работы в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работы в автомобильном транспорте;
• результаты инвентаризации;
• кассовые операции;
• торговые операции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т. е. создании документов.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свои счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002 г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей.

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.
В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.98 г. № 34н (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.03.2000 г. № 31н), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ,
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК).
Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах.

Так, например, имеются следующие коды:
• 5001 — выдача денежных средств из кассы на заработную плату;
• 5002 — выдача денежных средств из кассы под отчет;
• 5003 — выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету;
• 1001 —отпуск материалов со склада в цех № 1;
• 1003 — отпуск материалов со склада в цех № 3 и т. д.
В нашем примере при кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две другие цифры — непосредственно код операции по данному балансовому счету.
Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации.
Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ.
Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т. д.

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.
В случаях нарушения трудовой ДИСЦИПЛИНЫ работник составляет объяснительную записку.
Реквизиты объяснительной записки:
• адресат (кому она адресована);
• должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;
• название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);
• текст;
• дата составления;
• подпись составителя записки.
Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

Перечень мер дисциплинарных взысканий является исчерпывающим, поэтому ни отраслевые, ни местные правила внутреннего трудового распорядка вводить дополнительные меры дисциплинарных взысканий не могут.

Трудовое законодательство категорически запрещает применение мер взыскания, не предусмотренных законом.

Личное дело представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работников.

Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Личное дело работников комплектуют из следующих документов (перечисляются в порядке подшивки):

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• листок по учету кадров с фотографией;
• автобиография;
• копия диплома о высшем или среднем образовании или справка, заверенная работником по кадрам;
• заявление о приеме на работу;
• копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрениях, взысканиях;
• характеристика;
• аттестационные листы и другое;
• опись документов, находящихся в деле.

Опись документов составляют работники по кадрам при первоначальном оформлении документов личного дела, надлежащие записи в нее вносят при подшивке других материалов, поступающих дополнительно.
Каждый документ в описи именуется отдельно и в точном соответствии с тем, как он назван при его составлении.

Дополнение к личному (анкетному) листку по учету кадров служит для записей изменений, которые произошли у работника после оформления его личного дела.
Записи в дополнение к листку по учету кадров должны вноситься регулярно после изменений в учетных данных работников. Несоблюдение этого требования обесценивает значение этого документа и достоверность данных личного дела.
Личный (анкетный) листок по учету кадров — один из основных документов в личном деле.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ Правительство РФ приняло Постановление от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника новой.
С 1 января 2004 г. вводятся в действие трудовые книжки нового образца.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат.
Указанное выше Постановление Правительства РФ утвердило новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней.
Изменились также правила их оформления, хранения и учета. Изменения бланка трудовой книжки и вкладыша, по сути, носят технический характер. В их содержании мало что поменялось.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу. По общему правилу прием на работу без трудовой книжки запрещается.
А как быть, если человек впервые поступает на работу?
В этом случае он должен взять справку о последнем занятии (например, об учебе в общеобразовательной школе) по месту жительства. Демобилизованному из Вооруженных сил достаточно предъявить военный билет.

Лицам, которые принимаются на работу на дому, трудовые книжки открываются только после выполнения первого задания.

В статье 77 «Общие основания прекращения трудового договора» ТК РФ дан перечень общих оснований прекращения трудового договора, к которым относятся:

• соглашение сторон (п. 1 ст. 78 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора, если договор заключен на определенный срок, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (п. 2 ст. 58 ТК РФ);
• расторжение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ст. 80 ТК РФ);
расторжение трудового договора по инициативе работодателя (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
• перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность) (п. 5);
• отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (п. 7 ст. 73 ТК РФ);
• отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (п. 9 ч. 1 ст. 72 ТК РФ);
• обстоятельства, не зависящие от воли сторон (п. 10 ст. 83 ТК РФ);
• отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (п. 6 ст. 75 ТК РФ).

Работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя за две недели. До истечения указанного двухнедельного срока трудовой договор может быть расторгнут по соглашению между работником и работодателем.

В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Согласно статье 57 ТК РФ, в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор; место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий.

Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.
На практике при поступлении на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации.
Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения.

После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.
Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.
В Трудовом кодексе РФ как синонимы употребляются термины «трудовой договор» и «контракт».

На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт — договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.